Hướng dẫn cách thu hồi Email đã gửi đơn giản cho mọi người

Email là công cụ giúp trao đổi thông tin nhanh chóng trong công việc và học tập. Tuy nhiên, đôi khi người dùng có thể mắc phải những sai sót khi gửi mà muốn thu hồi ngay lập tức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thu hồi Email đã gửi, cụ thể là thu hồi Email trên ứng dụng Outlook và Gmail – hai nền tảng ứng dụng Email được sử dụng phổ biến hiện nay.

Có thể thu hồi email khi đã gửi đi không?

Thu hồi một Email đã gửi đi là một công việc khá phức tạp và không thể thực hiện dễ dàng, đặc biệt là khi Email đã đến hộp thư của người nhận. Dù vậy, một số ứng dụng Email có hướng dẫn người dùng cách thu hồi Email đã gửi, nhưng việc này thường chỉ hiệu quả trong các trường hợp cụ thể.

Tùy thuộc vào ứng dụng Email mà người dùng sử dụng, việc thu hồi một Email đã gửi đi có thể khả thi hoặc không khả thi. Việc này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ứng dụng Email cụ thể, cài đặt của người nhận và thời gian sau khi đã gửi Email. Để đảm bảo tính chính xác và tránh những sai sót không mong muốn, hãy kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi và hạn chế thông tin quan trọng trong Email.

Dưới đây là một số hướng dẫn về về cách thu hồi Email đã gửi theo từng ứng dụng Email khác nhau.

Một số cách thu hồi Email đã gửi trong các ứng dụng phổ biến

Nếu bạn đang tìm kiếm một số cách thu hồi Email trong các ứng dụng phổ biến thì các hướng dẫn bên dưới sẽ là lựa chọn phù hợp.

Hướng dẫn cách thu hồi Email Outlook

Trong Microsoft Outlook, người dùng có thể sử dụng tính năng “Thu Hồi Tin Nhắn” để cố gắng thu hồi Email đã gửi đi. Nếu chưa biết cách thu hồi Email đã gửi trong ứng dụng này, hãy tham khảo ngay các bước bên dưới:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook và Truy cập Vào Thư Đã Gửi/ Sent Items

Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng Outlook trên máy tính. Sau khi đã mở, điều hướng đến mục “Thư Đã Gửi/ Sent Items” bằng cách nhấp vào biểu tượng thư gửi ở góc dưới bên trái của giao diện và tiếp tục nhấn đúp vào Email đã gửi muốn thu hồi.

Bước 2: Chọn Tùy Chọn “Thu Hồi Tin Nhắn/Recall This Message “

Mở Email đã gửi muốn thu hồi và sau đó, tại thanh công cụ ở trên cùng của cửa sổ thư, chọn “Hành động/ Actions”. Trong danh sách các tùy chọn, nhấp vào “Thu Hồi Tin Nhắn/ Recall This Message “.

Bước 3: Lựa Chọn “Thu Hồi Tin Nhắn/ Recall This Message ” Cho Cả Tin Nhắn hoặc Chỉ Đối Với Phần Nội Dung.

Khi chọn “Thu Hồi Tin Nhắn/ Recall This Message “, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn sẽ nhìn thấy hai tùy chọn xuất hiện trên màn hình:

• Nhấn vào “Thu Hồi Tin Nhắn Đã Gửi/Delete unread copies and replace with a new message”, nếu bạn muốn thu hồi Email.
• “Thu Hồi Tin Nhắn Đã Gửi Và Thay Thế Bằng Một Tin Nhắn Mới/Delete unread copies and replace with a new message”, nếu muốn thay thế Email đã chọn trước đó bằng một Email mới.

Bước 4: Chọn OK để hoàn thành thu hồi Email và gửi lại Email mới (nếu có).

Cách thu hồi Email đã gửi trên các ứng dụng khác (Gmail, Yahoo Mail,…)

Ngoài Outlook, nhiều ứng dụng email khác cũng hỗ trợ tính năng thu hồi Email đã gửi. Chẳng hạn, trong Gmail, sau khi đã gửi một email, người dung có thể nhấn vào “Hủy Gửi” ở phía trên bên phải trong vòng vài giây sau khi nhấn “Gửi”. Tuy nhiên, điều kiện là người gửi và người nhận đều sử dụng Gmail. Sau thời gian cho phép “Hủy Gửi,” sẽ không thể rút lại Email đã gửi.

Tương tự như Gmail, trong Yahoo Mail, cũng có thể tìm thấy tính năng tương tự dưới dạng “Hủy Gửi” trong khoảng thời gian ngắn sau khi gửi. Các điều kiện áp dụng cũng tương tự như Gmail.

Riêng với ứng dụng Apple Mail, đây là ứng dụng không cung cấp tính năng thu hồi Email đã gửi theo cách tương tự như Outlook hoặc Gmail, Yahoo Mail. Người gửi không thể thu hồi Email đã gửi đi trên ứng dụng này.

Các trường hợp không thể thu hồi email đã gửi

Cách thu hồi Email đã gửi đi là một công việc khá phức tạp và không thể thực hiện dễ dàng, đặc biệt là khi Email đã đến hộp thư của người nhận. Dù vậy, một số ứng dụng Email như Outlook, Gmail, Yahoo có tính năng cho phép người dùng thu hồi một Email đã gửi, nhưng thao tác này chỉ hiệu quả trong một thời gian rất ngắn và chỉ áp dụng trong các trường hợp cụ thể như sau:

Đối với Microsoft Outlook, người dùng có thể sử dụng tính năng “Thu Hồi Tin Nhắn” để gửi yêu cầu rút lại một Email đã gửi đến người nhận. Tuy nhiên, có một số hạn chế và điều kiện cần thỏa mãn khi thực hiện tính năng thu hồi Email trong Outlook.

Thời gian: Thời gian cho phép rút lại Email đã gửi là có hạn và phải thực hiện ngay sau khi người dùng đã gửi Email. Nếu người nhận đã mở Email hoặc Email đã tự động được chuyển đến thư mục khác, người dùng sẽ không thể rút lại nó.

Cả hai người dùng cần sử dụng Outlook: Cả người gửi và người nhận cần sử dụng Microsoft Outlook để tính năng “Thu Hồi Tin Nhắn” hoạt động. Nếu người nhận sử dụng một ứng dụng email khác hoặc đã mở email, thì sẽ không thể thu hồi lại Email đã gửi.

Chức năng đọc/xác nhận đọc: Người nhận có thể chọn không cho phép người gửi thu hồi hoặc đọc Email đã gửi. Nếu Email đã được đọc trước khi được thu hồi, người nhận vẫn có thể thấy nội dung Email đã gửi.

Những lưu ý khi gửi Email để tránh phải thu hồi Email đã gửi đi

Khi người dùng sử dụng tính năng “Thu Hồi Tin Nhắn” trong Microsoft Outlook hoặc trong các ứng dụng Email khác, mục tiêu là thu hồi Email đã gửi và ngăn chặn người nhận thấy nội dung của Email đó. Tuy nhiên, việc thu hồi Email không phải lúc nào cũng có thể thực hiện và có thể gặp một số hạn chế nhất định.

Vì vậy, để tránh những tình huống không mong muốn, người dùng cần kiểm tra kỹ trước khi nhấn nút “Gửi”. Điều này sẽ giúp người dùng tránh tình huống không mong muốn và đảm bảo tính chính xác và bảo mật cho nội dung Email gửi đi của mình.

Sau đây, là một số lưu ý, người dùng cần đảm bảo trước khi gửi Email đi để tránh những sai lầm không đáng có:

Kiểm tra thông tin

Dưới đây là một số thông tin mà bạn cần phải kiểm tra trước khi gửi Email để tránh việc tìm cách thu hồi Email đã gửi nếu như gửi nhầm.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Trước khi gửi, hãy đảm bảo rằng Email không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và đọc lại Email để phát hiện và sửa các lỗi có thể xảy ra.

Kiểm tra lại tiêu đề và nội dung: Đảm bảo rằng tiêu đề và nội dung Email phản ánh đúng thông điệp muốn gửi. Điều này giúp tránh những hiểu lầm không đáng có và đảm bảo tính chính xác.

Kiểm tra tập tin đính kèm: Nếu đính kèm tập tin, hãy chắc chắn tất cả các tập tin đính kèm đã được tải lên đúng và hoàn chỉnh. Tránh việc gửi tập tin sai hoặc tập tin không đủ thông tin.

Kiểm tra địa chỉ email: Trước khi gửi, kiểm tra kỹ địa chỉ Email của người nhận. Một lỗi nhỏ trong địa chỉ có thể dẫn đến việc Email không được gửi đúng đến người cần nhận.

Kiểm tra người nhận

Việc kiểm tra người nhận cũng rất quan trọng khi gửi Email, hãy đảm bảo rằng đúng người nhận mà bạn mong muốn.

Xác định đúng người nhận: Đảm bảo rằng đã gửi Email đến đúng người hoặc danh sách người nhận. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc gửi thông tin không đúng người hoặc làm lộ thông tin riêng tư.

Chú ý đến danh sách người nhận ẩn danh (CC và BCC): Khi sử dụng CC (Carbon Copy) hoặc BCC (Blind Carbon Copy), hãy cẩn thận để không tiết lộ danh sách liên quan đến người nhận cho những người xung quanh. Điều này giúp bảo vệ quyền riêng tư của người nhận.

Chọn đúng tài liệu gửi chung: Khi gửi Email chung cho nhiều người, hãy xác định kỹ rằng tất cả mọi người trong danh sách nhận Email này là thực sự cần thiết. Tránh việc gửi Email không cần thiết đến những người không liên quan.

Đảm bảo tính chính xác về thời gian và ngày: Khi đặt thời gian gửi Email hoặc đề cập đến ngày cụ thể, hãy kiểm tra lại thời gian và ngày để tránh những hiểu lầm về thời gian.

Việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi Email có thể giúp người dùng tránh những sai sót không đáng có và duy trì tính chuyên nghiệp trong giao tiếp qua Email.

Những tính năng hữu ích trong Email mà bạn không nên bỏ qua

Bên cạnh tính năng thu hồi Email, dưới đây là một số tính năng hữu ích trong Email mà người dùng có thể sử dụng để gửi và quản lý Email của mình một cách hiệu quả hơn:

Chức năng gợi ý hoàn thành: Nhiều dịch vụ Email có chức năng gợi ý hoàn thành cho tiêu đề và nội dung Email dựa trên lịch sử gửi và ngữ cảnh.

Chức năng lịch hẹn gửi: Công cụ này cho phép người dùng lên lịch để gửi Email vào một thời điểm cụ thể trong tương lai. Điều này có thể hữu ích khi người dùng muốn viết Email vào ban đêm nhưng muốn gửi vào buổi sáng hôm sau để tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

Chức năng gửi mã bảo mật (One-Time Password): Để bảo vệ tính riêng tư của thông tin, người dùng có thể sử dụng chức năng gửi mã bảo mật một lần (OTP) thông qua email. Tính năng này thường được sử dụng khi cần chia sẻ thông tin quan trọng và muốn đảm bảo rằng người nhận chỉ có thể truy cập vào nó trong thời gian ngắn.

Quản lý hộp thư đến thông minh: Sử dụng các tính năng như phân loại email theo mức độ ưu tiên, tự động lọc thư rác, hoặc đánh dấu Email quan trọng. Nhờ đó, người dùng duyệt qua hộp thư đến một cách hiệu quả hơn và tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn.

Tạo chữ ký email chuyên nghiệp: Tạo một chữ ký Email chứa thông tin liên hệ và tiêu đề công việc để thêm tính chuyên nghiệp cho các Email gửi đi.

Tạm Kết

Như vậy, Hoàng Hà Mobile đã hướng dẫn bạn cách thu hồi Email đã gửi trong trường hợp không muốn người nhận đọc được Email đã gửi. Đồng thời, giới thiệu các thông tin về các tính năng hỗ trợ của Email, giúp người dùng sử dụng đúng cách và hiệu quả hơn. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp người dùng có thể sử dụng Email phục vụ cho công việc, học tập tốt hơn. Theo dõi ngay Hoàng Hà Mobile để xem thêm nhiều thông tin bổ ích nhé.

Xem thêm:

Xem tin nhắn đã thu hồi trên Zalo trên iPhone được không?

Hướng dẫn sử dụng Outlook Web App