Cách gửi CV qua email gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Hiện nay, hầu hết các nhà tuyển dụng đều nhận CV qua hình thức email. Hình thức này đem lại nhiều ưu việt về tính tiện lợi và tiết kiệm tài nguyên. Tuy nhiên, làm thế nào để gửi sơ yếu lý lịch qua email ngắn gọn và vẫn nổi bật? Hãy tham khảo cách gửi CV qua email chuyên nghiệp ở dưới đây nhé. 

Cách gửi CV qua email nhà tuyển dụng chuyên nghiệp và ấn tượng

Khi nộp đơn xin việc qua email, hãy kiểm tra kỹ các yêu cầu hồ sơ để đảm bảo bạn đã có đầy đủ để gửi. Kiểm tra tệp đính kèm của bạn có đúng định dạng không? Trong phần nội dung email cần viết những gì? Bạn có cần sử dụng một dòng chủ đề cụ thể hoặc trích dẫn một số tham chiếu công việc? Nắm bắt đúng các cách viết email gửi CV dưới đây sẽ tăng khả năng thành công của CV.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Bạn có thể vô tư gửi email cho bạn bè từ các tên email kiểu [email protected]. Tuy nhiên đối với các đơn xin việc, bạn nên sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Mỗi chúng ta đều có tài khoản email riêng và sử dụng chúng cho tất cả các mục đích công việc và các mối quan hệ nghề nghiệp. Email đó thường chứa tất cả hoặc một phần tên và họ của bạn. Chẳng hạn email [email protected] sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ nhớ hơn rất nhiều.

Nội dung email bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết

Nhà tuyển dụng chưa hề biết gì về bạn, nên việc bạn trình bày email ra sao sẽ rất quan trọng. Email gửi đến nên bao hàm đầy đủ các thông tin cần thiết. Dưới đây là các mục bạn nên chia sẻ trong cách gửi CV qua email:

• Tiêu đề email.
• Lời chào.
• Giới thiệu ngắn về bản thân.
• Khẳng định lý do tại sao bạn nên được cân nhắc cho vị trí này.
• Kinh nghiệm trước đây với vai trò hoặc kết quả của công việc tương tự vị trí ứng tuyển.
• Thông tin cần lưu ý, chẳng hạn bạn có thể thu xếp khi nào tham gia phỏng vấn.
• Chữ ký cá nhân kèm thông tin liên lạc
• Lời gợi mở về việc mong chờ phản hồi của nhà tuyển dụng
• Và hãy nhớ đính kèm đơn xin việc và sơ yếu lý lịch của bạn.

Cách gửi CV qua email với tiêu đề email rõ ràng

Dòng tiêu đề chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ email. Tuy nhiên, đó cũng là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy. Việc gây ấn tượng ngay từ dòng tiêu đề ngắn ngủi này cũng có vai trò rất lớn. Nó quyết định nhà tuyển dụng có đọc CV hay không. Thông thường, một tiêu đề ứng tuyển rõ ràng sẽ bao gồm đầy đủ các yếu tố. Nó gồm: ‘Ứng tuyển – Vị trí, Mã số công việc (nếu có) – Tên của bạn’. Ví dụ :”Ứng tuyển – Sales Executive – Vũ Thị Thảo Nguyên”.

Nếu trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu điền tiêu đề email theo cấu trúc cụ thể, hãy thực hiện theo điều đó. Ngoài ra, nếu bạn biết đến công việc do người quen giới thiệu, đừng quên ghi chú tên của họ vào tiêu đề email. Nhìn chung, một dòng tiêu đề chuẩn cần rõ ràng, ngắn gọn và chính xác. Dòng chủ đề rõ ràng cũng có thể giúp đảm bảo email không bị chuyển thẳng vào thư rác. Sự cố này đôi khi có thể xảy ra khi các dòng chủ đề được viết hoa toàn bộ.

Lời chào email thật ấn tượng

Khi gửi email CV, hãy ghi thẳng tên người nhận để làm cho email mang tính cá nhân hơn. Hãy xưng hô người nhận bằng Mr./Ms. + họ/tên. Bạn có thể lên trang web của công ty hoặc trang LinkedIn để tìm thông tin. Trường hợp bạn đang điền tên của người gửi, hãy luôn đảm bảo rằng bạn đã viết đúng chính tả. Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận, hãy tránh sử dụng Mr./Ms. Thay vào đó hãy sử dụng tên đầy đủ của họ. Có những trường hợp tên của nhà tuyển dụng khó phân biệt các thành tố, “Dear Sir/Madam” cũng là phương án chữa cháy lý tưởng.

Tuy nhiên không ít bạn khi ứng tuyển, email các bạn gửi đến chỉ là các email chung, không chỉ rõ đích danh. Ví dụ họ thường sử dụng các định dạng kiểu hr@tên_công_ty.com, hiring@tên_công_ty.com. Trường hợp này trong lời chào, bạn hãy xưng bằng “HR Department”, “Recruiters” hoặc “HR Manager”.

Giới thiệu bản thân ngắn gọn nhưng đủ ý

Trong phần đầu tiên của nội dung email, bạn nên giới thiệu bản thân và lý do bạn gửi email này. Ví dụ cụ thể :”My name is Vu Thi Thao Nguyen. I’m writing this email to apply for the role of Sales Executive at Hoang Ha Mobile, which is currently open”. Phần/đoạn đầu tiên trong cách gửi CV qua email không được nhiều hơn ba câu. Quá dài khiến nhà tuyển dụng cảm thấy “ngán” email của bạn.

Bạn chỉ nên bao gồm thông tin cơ bản và viết ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn khi liên hệ với nhà tuyển dụng là để giới thiệu bản thân một cách chuyên nghiệp. Đồng thời hãy bày tỏ sự quan tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển. Đảm bảo viết ngắn gọn, thể hiện sự nhiệt tình của bạn đối với vai trò và giữ giọng điệu thân thiện.

Bày tỏ lý do ứng tuyển và lý do vì sao bạn là ứng viên sáng giá

Sau khi đã giúp nhà tuyển dụng hiểu về bản thân, cách gửi CV qua email kế tiếp là tự “marketing” về mình. Tiếp theo hãy giới thiệu ngắn gọn những thành tích tốt nhất có liên quan đến công việc hiện tại. Kết thúc đoạn này bằng cách cho biết những kỹ năng nào bạn có, bạn sẽ áp dụng chúng thể nào để đem lại giá trị cho công ty. Bạn cũng có thể cho họ biết mô tả công việc khiến bạn muốn ứng tuyển vào vị trí nào. Những yếu tố dưới đây bạn có thể đem vào để “khoe khéo”:

• Kinh nghiệm làm việc có liên quan
• Trình độ chuyên môn liên quan trực tiếp đến yêu cầu công việc
• Bằng cấp hoặc chứng nhận nổi bật nhất có liên quan đến yêu cầu công việc.
• Thành tích trong quá khứ, chẳng hạn nhân viên xuất sắc của năm.

Cần lưu ý những thông tin này nhất định phải có giá trị cho công việc đang ứng tuyển. Ví dụ bạn đang ứng tuyển cho vị trí kế toán, thì các chứng chỉ về Tài chính – Kế – Kiểm sẽ khiến bạn thành ứng viên sáng giá. Ngược lại, những thành tích khác sẽ như “thêm gấm trên hoa” mà thôi.

Thêm “call to action”

Call-to-action (CTA) là một cụm từ nhỏ, đơn giản thường xuất hiện ở cuối email của bạn. Nó như dòng thúc đẩy người khác làm điều gì đó để chốt vấn đề. Đây là phần cuối cùng trước khi bạn kết thúc nội dung email và ký tên. Hãy thể hiện rằng bạn sẵn sàng gặp để thảo luận thêm về vị trí hiện tại. Bạn cũng có thể sử dụng phần này để nói rằng bạn mong nhận được phản hồi từ họ. Chú ý để CTA của mình không nghe có vẻ thô lỗ hoặc quá sắc sảo. Dưới đây là ví dụ cụ thể về CTA trong cách gửi CV qua email:

“Don’t hesitate to contact me if you require more details. I’m excitedly looking forward to hearing from you and having the opportunity to meet you and your team in person for a deeper conversation regarding this role”. 

Đính kèm CV và các chứng chỉ liên quan

Phần quan trọng nhất không thể thiếu trong cách gửi CV qua email: hồ sơ đi kèm. Bạn cần kiểm tra kỹ lại email một lần nữa trước khi gửi đi cho nhà tuyển dụng. Sẽ rất kỳ cục khi bạn chuẩn bị một nội dung trình bày hoàn hảo, nhưng lại quên đính kèm CV. Sau đó bạn phải xin lỗi để gửi CV sang email thứ hai. Bạn đã bị điểm trừ rất lớn trong mắt nhà tuyển dụng rồi đấy.

Để tránh các sự cố kỹ thuật, hãy gửi CV ở định dạng PDF. Chỉ gửi định dạng khác trừ khi họ chỉ định tùy chọn định dạng cụ thể. Đặt tên cho các tệp sao cho dễ tìm, ví dụ: tên_họ_CV.pdf và tên_họ_tên chứng chỉ.pdf.

Đừng quên đính kèm cả thư xin việc

Thư xin việc có thể được yêu cầu trong cách gửi CV qua email. Ngay cả khi công việc không yêu cầu thư xin việc, hãy đính kèm nó như thể hiện sự chỉn chu của bạn. Thư xin việc cũng tóm tắt các thông tin cần thiết, sự quan tâm của bạn đến vị trí ứng tuyển. Nó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng thấy kinh nghiệm và sở thích của bạn có liên kết vị trí đang mở như thế nào. Ngoài ra, nó cũng chứa các thông tin liên lạc cơ bản trong trường hợp nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu thêm hoặc lên lịch phỏng vấn.

Với thư xin việc của bạn, bạn sẽ nhấn mạnh các yếu tố sau:

• Trình độ: Kỹ năng và kinh nghiệm của mình đóng góp như thế nào đến vị trí đang mở tuyển.
• Động lực: Thể hiện thái độ, mục tiêu và sự khát khao của mình đối với công ty
• Phản ánh kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của bạn: Giúp tuyển dụng cảm nhận về tính cách và phong cách viết của bạn.

Đính kèm chữ ký chuyên nghiệp

Làm thế nào để kết thúc một email gửi CV ứng tuyển một cách chuyên nghiệp? Điều cần thiết là đính kèm chữ ký email chuyên nghiệp với thông tin liên hệ của bạn ở cuối email. Bạn thậm chí có thể tạo một mã QR có thể quét được để dễ dàng truy cập vào tất cả các thông tin chi tiết liên hệ. Một chữ ký được thiết kế tốt có thể tạo ấn tượng lâu dài và truyền đạt cảm giác chuyên nghiệp. Điều này có thể làm tăng khả năng bạn sẽ nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng.

Chữ ký email chuyên nghiệp thường bao gồm tên, chức danh, số điện thoại và liên kết mạng xã hội. Nó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn nếu họ quan tâm. Việc sắp xếp một cuộc phỏng vấn hoặc liên hệ hỏi thêm thông tin cũng sẽ thuận lợi hơn nhờ chữ ký của bạn. Giữ cho chữ ký đơn giản và ngắn gọn, đồng thời không sử dụng các màu quá nổi bật như đỏ, hồng, cam… Nên chỉ chọn các tone màu đơn giản và cơ bản như đen, xanh dương…

Các mẫu email tham khảo về gửi email ứng tuyển

Nếu bạn vẫn chưa hình dung ra những gì cần thiết khi gửi CV qua mail, hãy tham khảo các mẫu cụ thể dưới đây nhé.

Mẫu 1: Cách gửi CV qua email để phản hồi tin tuyển dụng

Đôi khi nhà tuyển dụng sẽ hướng dẫn rõ ràng những gì cần đưa vào email. Với những trường hợp đó, hãy làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng đối với email. Nhưng nếu bạn không thể tìm thấy bất kỳ hướng dẫn nào, đừng lo lắng. Bạn có thể sử dụng mẫu tham khảo về email tiếng Anh khi gửi CV cho nhà tuyển dụng như bên dưới.

Tiêu đề email: [Application] – [Tên vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]

Dear [Tên người nhận],

I hope this email finds you well. I am writing to express my strong interest in the [Tên vị trí ứng tuyển] at [Tên công ty], which I discovered through [Tên nguồn biết đến vị trí].

With my experience in [kinh nghiệm liên quan], I am confident that I would be a valuable addition to your team. I have developed a strong skill set that I believe would be an asset to [Tên công ty] and would enable me to excel in the [Tên vị trí ứng tuyển]. I am particularly drawn to [Tên công ty] because [lý do ứng tuyển, kỹ năng, kinh nghiệm… liên quan]. I am excited about the prospect of joining your team and contributing to the success of the company.

Please find my CV attached for more information about my background and qualifications. If you have any further questions or require any additional information, please do not hesitate to contact me.

Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to discuss potential next steps with you and to learn more about the role and the company.

Best regards,

[Tên bạn] + [Chữ ký]

Mẫu 2: Cách gửi CV qua email khi bạn nhà tuyển dụng đã liên hệ với bạn trước đó

Nếu trường hợp nhà tuyển dụng đã liên hệ với bạn trước đó, nội dung email có thể tinh chỉnh để khác đi chút. Nhà tuyển dụng có thể đã tiếp xúc bạn qua LinkedIn hoặc qua các ngày hội tuyển dụng và đã có những thảo luận sơ bộ trước. Việc gửi CV là để hoàn tất thủ tục cần thiết cho nhân sự. Với trường hợp này, hãy xem mẫu email dưới đây.

Tiêu đề email: [Application] – [Tên vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]

Dear [Tên người nhận],

I hope this email finds you well. I wanted to follow up on our conversation [thời điểm/nguồn biết được nhau] and express my continued interest in the [Tên vị trí ứng tuyển] at [Tên công ty]. 

As we discussed, I believe that my skills and experience make me a strong candidate for the role. I have attached my resume for your review, and I would be grateful if you could forward it to the appropriate person or department.

In addition to my resume, I would be happy to provide any additional information or materials that you may need to evaluate my application. Please do not hesitate to contact me if you have any further questions about my background or qualifications.

I am very excited about the opportunity to join [Tên công ty] and contribute to its success. I look forward to hearing from you soon and discussing potential next steps in the application process.

Thank you for your time and assistance.

Best regards,

[Tên bạn] + [Chữ ký]

Hy vọng những chia sẻ về cách gửi CV qua email cùng các mẫu tham khảo cụ thể, Hoàng Hà Mobile có thể giúp bạn gây ấn tượng thành công với nhà tuyển dụng nhé. Ngoài ra, bạn cũng có thể khám phá các chủ đề liên quan kỹ năng viết email ở dưới đây.

XEM THÊM: